Daten­schutz

Hei­mat- und Volks­trach­ten­ver­ein Pött­mes e.V.

Daten­schutz­er­klä­rung

 

Vor­wort

Im Ver­ein wer­den per­so­nen­ge­bun­de­ne Daten erho­ben, ver­ar­bei­tet und genutzt sowohl unter Ver­wen­dung von auto­ma­ti­sier­ten Daten­ver­ar­bei­tungs­an­la­gen als auch in manu­el­ler Doku­men­ta­ti­on. Der Ver­ein unter­liegt damit den Anfor­de­run­gen des Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes (BDSG) sowie der ab 25. Mai 2018 gel­ten­den EU-Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (EU-DSGVO).

Der Ver­ein hält die­se und zusätz­li­che Geset­ze und Vor­schrif­ten zum Daten­schutz ein.

Die Daten­nut­zung ist nur zuläs­sig, sofern es eine Vor­schrift des BDSG, der EU-DSGVO oder einer sons­ti­gen Rechts­vor­schrift erlaubt oder der Betrof­fe­ne ein­ge­wil­ligt hat.

Ein­wil­li­gun­gen kön­nen auch durch Kin­der und Jugend­li­che erfol­gen, sofern sie in der Lage sind, die Kon­se­quen­zen der Ver­wen­dung ihrer Daten zu ver­ste­hen. Sofern eine der­ar­ti­ge Ver­ständ­nis­fä­hig­keit zu ver­nei­nen ist, muss für die Daten­nut­zung die Ein­wil­li­gung eines Sor­ge­be­rech­tig­ten erfol­gen.

 

Erhe­bung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten durch den Ver­ein

Erhe­bung von Daten der Ver­eins­mit­glie­der

Fol­gen­de Daten sind zur Ver­fol­gung der Ver­eins­zie­le und zur Betreu­ung und Ver­wal­tung der Mit­glie­der erho­ben:

a) Name

b) Adres­sen

c) Geburts­da­tum

d) Ein­tritt, Aus­tritt

e) Ehrun­gen

f) Grup­pe im Ver­ein

g) Funk­ti­on und Tätig­keit im Ver­ein

h) Bank­ver­bin­dung

[Kann ergänzt wer­den; Namens­tag; Jubi­lä­um…]

 

Alle wei­te­ren Daten, die vom Ver­ein im Rah­men der Auf­nah­me als Mit­glied, der Anmel­dung zu Ver­an­stal­tun­gen oder sons­ti­gen Daten­er­he­bun­gen erfol­gen, sind frei­wil­lig. Hier­auf wird bei Erhe­bung der Daten hin­ge­wie­sen.

Zu den frei­wil­li­gen Daten im Rah­men der Ver­wirk­li­chung der Ver­eins­zie­le sowie der Ver­wal­tung und Betreu­ung der Mit­glie­der gehö­ren in nicht abschlie­ßen­der Auf­zäh­lung unter ande­rem:

Tele­fon­num­mer, E‑Mail-Adres­se, Erklä­run­gen zu Urhe­ber­rech­ten und Rech­ten am eige­nen Bild, Beklei­dungs­grö­ßen, Namens­tag, Teil­nah­men und Plat­zie­run­gen an Wett­kämp­fen außer­halb des Ver­eins sowie Qua­li­fi­ka­tio­nen, die außer­halb des Ver­eins erwor­ben wur­den.

 

Erhe­bung von Daten Drit­ter

Der Ver­ein erhebt Daten von ande­ren Per­so­nen als von Ver­eins­mit­glie­dern (Lie­fe­ran­ten, Gäs­ten, Zuschau­ern, Besu­chern, Teil­neh­mern an Ver­an­stal­tun­gen) soweit dies für berech­tig­te Inter­es­sen des Ver­eins not­wen­dig ist und kei­ne beson­de­ren Schutz­be­dürf­nis­se der Betrof­fe­nen bestehen.

 

Erhe­bung von Daten von Besu­chern des Inter­net­auf­trit­tes des Ver­eins

Der Ver­ein erhebt und spei­chert kei­ne Daten bei Zugriff auf sei­nen Inter­net­sei­ten.

 

Spei­che­rung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten

Der Ver­ein trifft geeig­ne­te Maß­nah­men nach Stand der Tech­nik, um die Sicher­heit per­so­nen­ge­bun­de­ner Daten in auto­ma­ti­sier­ten Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­te­men sowie manu­el­len Doku­men­ten zu gewähr­leis­ten.

Der Ver­ein schließt — falls erfor­der­lich- Ver­trä­ge zur Auf­trags­da­ten­ver­ar­bei­tung ab.

 

Nut­zung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten

Der Ver­ein erhebt Daten sei­ner Ver­eins­mit­glie­der aus­schließ­lich für den Zweck der Ver­fol­gung eige­ner Ver­eins­zie­le und zur Mit­glie­der­be­treu­ung und Ver­wal­tung, Daten Drit­ter wer­den aus­schließ­lich genutzt, soweit dies für die Ver­fol­gung eige­ner Ver­eins­zie­le not­wen­dig ist. Hier­bei beschränkt sich die Nut­zung auf die­je­ni­gen Zwe­cke, für die der Ver­ein Daten erho­ben oder erhal­ten hat.

 

Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten und Über­mitt­lung

Ver­ar­bei­tung durch Ver­eins­mit­glie­der

Ver­eins­mit­glie­der haben, mit Aus­nah­me der berech­tig­ten Funk­ti­ons­trä­ger des Ver­eins, kei­nen Zugriff auf die per­so­nen­ge­bun­de­nen Daten ande­rer Mit­glie­der. Soweit im Ein­zel­fall für die Orga­ni­sa­ti­on von Ver­an­stal­tun­gen not­wen­dig, kön­nen jedoch Kon­takt­da­ten in not­wen­di­gem Umfang an ein­zel­ne Mit­glie­der her­aus­ge­ge­ben wer­den, ohne dass die­se Funk­ti­ons­trä­ger sind, soweit die jeweils Betrof­fe­nen dem zustim­men.

Daten­über­mitt­lung an Dach­ver­bän­de und ande­re Ver­ei­ne

Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten der eige­nen Mit­glie­der dür­fen an ande­re Ver­ei­ne nur über­mit­telt wer­den, soweit die­se dort benö­tigt wer­den, um die Ver­eins­zie­le des eige­nen Ver­eins oder des ande­ren Ver­eins zu ver­wirk­li­chen, bei­spiels­wei­se bei der Teil­nah­me von Ver­eins­mit­glie­dern an Ver­an­stal­tun­gen ande­rer Ver­ei­ne. Im Rah­men der Mit­glied­schaft des Ver­eins im Baye­ri­schen Trach­ten­ver­band über den Donaugau-Trach­ten­ver­band wer­den not­wen­di­ge per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten über­mit­telt zur Wah­rung des Ver­si­che­rungs­schut­zes für die Ver­eins­mit­glie­der sowie zur Erlan­gung von Zuwen­dun­gen zur Ver­wirk­li­chung des Ver­eins­zwecks.

 

Ver­öf­fent­li­chun­gen im Inter­net

Im Inter­net (Home­page & sozia­le Netz­wer­ke) wird von Funk­ti­ons­trä­gern der Vor- und Zuna­me ver­öf­fent­licht. Zur Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Funk­ti­ons­trä­gern wird ein Kon­takt­for­mu­lar über eine ver­eins­ei­ge­ne Mail­adres­se bereit­ge­stellt, des­sen Inhalt über den Ver­ant­wort­li­chen für die Daten­ver­ar­bei­tung an den jewei­li­gen Funk­ti­ons­trä­ger wei­ter­ge­lei­tet wird. Wei­ter­ge­hen­de per­so­nen­ge­bun­de­ne Daten der Funk­ti­ons­trä­ger wer­den nur mit aus­drück­li­cher Geneh­mi­gung im Inter­net ver­öf­fent­licht.

Bei Teil­nah­me von Ver­eins­mit­glie­dern an öffent­li­chen Ver­an­stal­tun­gen und Wett­kämp­fen wer­den die Namen der Teil­neh­mer und deren Ergeb­nis­se bekannt­ge­ge­ben. Soweit für die Wer­tung rele­vant, wer­den zusätz­lich Geschlecht und Jahr­gang des Mit­glie­des bekannt­ge­ge­ben.

Die Ver­öf­fent­li­chung von Ein­zel­fo­tos erfolgt nur, soweit das Ver­eins­mit­glied dem aus­drück­lich zustimmt. Eine ent­spre­chen­de Abfra­ge erfolgt bereits mit dem Auf­nah­me­an­trag. Jedem Ver­eins­mit­glied steht das Recht zu, die­se Erlaub­nis zur Ver­öf­fent­li­chung für den Ein­zel­fall oder ins­ge­samt zu wider­ru­fen.

Aus­nah­men gel­ten für Grup­pen­fo­tos von Ver­an­stal­tun­gen unter Bezug auf das Grund­satz­ur­teil des BGH vom 28.05.2013 (Az.: VI ZR 125/​12, Foto- und Video­auf­nah­men bei Sport­ver­an­stal­tun­gen („Die Ver­öf­fent­li­chung von Foto- und Video­auf­nah­men bei Sport­ver­an­stal­tun­gen sind zuläs­sig, wenn durch ihre Ver­brei­tung kei­ne berech­tig­ten Inter­es­sen der Dar­bie­ten­den ver­letzt wer­den. Da sich die Teil­neh­men­den an sport­li­chen Wett­kämp­fen auf Foto- und Video­auf­nah­men wäh­rend des Wett­be­werbs ein­stel­len müs­sen, kommt es hier­bei nicht auf die Anwe­sen­heit eines Pres­se­fo­to­gra­fen, die Anzahl der Teil­neh­mer oder die Dau­er des Wett­kamp­fes oder Tur­niers an.“ — dies gilt sinn­ge­mäß bei öffent­li­chen Auf­trit­ten von Tracht­lern) sowie bezüg­lich der Aus­nah­men des Kunst­UrhG §23, Abs.1, (ins­be­son­de­re 1,2 und 3 — Bild­nis­se aus dem Bereich der Zeit­ge­schich­te, Per­so­nen als Bei­werk zu einer Land­schaft oder sons­ti­gen Ört­lich­keit, Bil­der von Ver­samm­lun­gen, Auf­zü­gen oder ähn­li­chen Vor­gän­gen, an denen die dar­ge­stell­te Per­son teil­ge­nom­men hat).

 

Per­so­nen­be­zo­ge­ne Aus­künf­te an die Pres­se und ande­re Mas­sen­me­di­en

Pres­se­mit­tei­lun­gen und Aus­künf­te gehö­ren zur nor­ma­len Öffent­lich­keits­ar­beit eines Ver­eins. Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten wer­den in die­sem Rah­men nur dann ver­öf­fent­licht, wenn es sich um einen Bericht über eine sowie­so öffent­li­che Ver­an­stal­tung han­delt und schutz­wür­di­ge Inter­es­sen der Mit­glie­der dem nicht ent­ge­gen­ste­hen.

 

Kreis der Zugriffs­be­rech­tig­ten auf Daten

Die Mit­glie­der des Vor­stan­des, die Übungs­lei­ter, Frau­en­ver­tre­te­rin und Pres­se­war­te erhal­ten Lese­zu­griff auf die per­sön­li­chen Daten. Die Schrift­füh­rer und der Kas­sier erhal­ten Voll­zu­griff inklu­si­ve der Ergän­zung, Ände­rung und Löschung von Daten.

 

Aus­kunft, Berich­ti­gung, Löschung und Sper­rung von Daten

Umset­zung recht­li­cher Vor­ga­ben

Das Aus­kunfts­recht ist in §34 BDSG bzw. in Art. 15 EU-DSGVO beschrie­ben. Der Ver­ein hat dem­nach der betrof­fe­nen Per­son zu bestä­ti­gen, ob Daten über sie gespei­chert sind und wenn Infor­ma­tio­nen vor­lie­gen vor allem über Fol­gen­des Aus­kunft zu ertei­len (Aus­zug):

• • Ver­ar­bei­tungs­zwe­cke

• • Kate­go­rien per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten

• • Emp­fän­ger, denen die per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten offen­ge­legt wer­den,

• • die geplan­te Dau­er, für die die per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten gespei­chert wer­den,

• • das Bestehen eines Rechts auf Berich­ti­gung oder Löschung sowie des Wider­spruchs gegen die­se Ver­ar­bei­tung

• • das Bestehen eines Beschwer­de­rechts bei einer Auf­sichts­be­hör­de.

 

Das Aus­kunfts­er­su­chen hat schrift­lich beim Schrift­füh­rer zu erfol­gen.

Das Ver­fah­ren zur Berich­ti­gung, Löschung und Sper­rung von Daten rich­tet sich nach §35 BDSG bzw. Art. 16 und 17 EU-DSGVO.

Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten sind zu berich­ti­gen, wenn die­se unrich­tig sind.

Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten müs­sen gelöscht wer­den, wenn:

- ihre Spei­che­rung unzu­läs­sig ist

- die Kennt­nis der Daten zum Zweck der Spei­che­rung nicht mehr not­wen­dig ist

- der Sach­ver­halt, zu dem die Daten gespei­chert wur­den, erle­digt ist und seit Ent­ste­hung des Grun­des der Daten­er­he­bung mehr als 3 Jah­re ver­gan­gen sind

- der Betrof­fe­ne dies ver­langt. Anstel­le der Löschung sind per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten für die wei­te­re Ver­ar­bei­tung zu sper­ren, wenn für Sach­ver­hal­te, für die die­se Daten erho­ben wur­den, beson­de­re Auf­be­wah­rungs­fris­ten gel­ten. Dies betrifft in nicht abschlie­ßen­der Auf­zäh­lung: Geschäfts­brie­fe, Buchungs­be­le­ge und Ver­wen­dungs­nach­wei­se in Zusam­men­hang mit öffent­li­cher För­de­rung. Glei­ches trifft zu, wenn die per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten Bestand­teil recht­li­cher Ansprü­che für oder gegen den Ver­ein sind. Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten wer­den wei­ter­hin gesperrt, soweit ihre Rich­tig­keit vom Betrof­fe­nen bestrit­ten wird und sich weder die Rich­tig­keit noch Unrich­tig­keit fest­stel­len lässt.

Die Daten aus­ge­tre­te­ner Mit­glie­der (außer den Ein- und Aus­tritts­ter­mi­nen) wer­den erst 13 Mona­te nach dem Aus­schei­den gelöscht, um einen even­tu­el­len Wie­der­ein­tritt inner­halb die­ser Frist zu erleich­tern.

Beim Aus­schei­den oder Wech­seln von Funk­ti­ons­trä­gern wird sicher­ge­stellt, dass sämt­li­che Mit­glie­der­da­ten ent­we­der ord­nungs­ge­mäß gelöscht oder an einen ande­ren Funk­ti­ons­trä­ger des Ver­eins über­ge­ben wer­den und kei­ne Kopien und Datei­en und auch kei­ne Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen beim bis­he­ri­gen Funk­ti­ons­trä­ger ver­blei­ben.

 

Tech­ni­sche Beschrei­bung der Daten­lö­schung

Per­so­nen­ge­bun­de­ne Daten in auto­ma­ti­sier­ten Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­te­men sowie in Papier­form wer­den in geeig­ne­ter Form gelöscht.

Orga­ni­sa­to­ri­sches

Ver­pflich­tung auf Wah­rung des Daten­ge­heim­nis­ses

Alle Per­so­nen, die Zugang zu Mit­glie­der­da­ten haben, wer­den schrift­lich auf die Wah­rung des Daten­ge­heim­nis­ses ver­pflich­tet. Vor­be­rei­tend wird vor­ab eine inten­si­ve Schu­lung durch­ge­führt.

Schrift­li­che Rege­lung zum Daten­schutz und Ver­öf­fent­li­chung

Die Grund­zü­ge der Erhe­bung, Ver­ar­bei­tung und Nut­zung von per­so­nen­ge­bun­de­nen Daten wer­den durch eine Daten­schutz­ord­nung gere­gelt.

Text und Struk­tur: SFV Feu­er­blu­me e. V., www​.hana​bi​-pir​na​.de/​d​a​t​e​n​s​c​h​u​t​z​o​r​d​n​u​n​g​-​d​e​s​-​v​e​r​e​i​n​s​.​h​tml